APLIKASI MANAJEMEN PENGETAHUAN BAGI PEMBELAJARAN ORGANISASI

PENULIS:
RD. FUNNY MUSTIKASARI ELITA
Abstract
An Organization should bring its vision and mission into action to a manage its
knowledge effectively so it can compete with other organizations. On of the ways is by
applying knowledge management. Knowledge management is an effort to manage knowledge
in on organization. It is intent to enable the organization to be learning organization where in
the end working and learning become the same in an organization.
Therefore, an organization need notonly a good database but knowledge base.
Knowledge base can only be formed if the organization has known the resources it has and
know which can be used and how to utilized them. Each organization conduct its knowledge
management is different way. Each of them has knowledge assets and unique challenges in
its own organization. It has its own process and can measure its success in different way.
PENDAHULUAN.
Pada era informasi memunculkan karakteristik masyarakat informasi dimana
keberadaan informasi menjadi sangat penting dan menjadi salah satu kebutuhan pokok bagi
setiap orang. Bagi masyarakat informasi banyak aspek kehidupan sangat bergantung kepada
informasi. Tanpa informasi, kehidupan masyarakat informasi tidak akan berjalan sesuai
dengan yang diharapkan, dan didalam melakukan setiap kegiatannya, masyarakat informasi
akan selalu membutuhkan informasi dan semakin menuntut informasi yang cepat, aktual,
akurat, dan relevan. Informasi tersebut senantiasa mengisi segala aspek kehidupan, mulai dari
lingkup individu, keluarga, sosial, hingga lingkup kelompok dan organisasi. Begitu pula bagi
suatu organisasi, apapun jenis organisasinya, informasi merupakan salah satu jenis
sumberdaya yang paling utama. Karena informasi, orang-orang di dalam suatu organisasi
memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, sehingga informasi menjadi
penuntun bagi siapapun saat melakukan aktivitas keorganisasian. Dari sinilah kemudian
muncul apa yang dinamakan pengetahuan.
Pengetahuan dari organisasi dapat menjadikan organisasi tersebut memahami tujuan
keberadaannya. Diantara tujuan yang terpenting adalah bagaimana organisasi memahami cara
mencapai tujuannya. Organisasi-organisasi yang sukses, adalah organisasi yang secara
konsisten menciptakan pengetahuan baru dan menyebarkannya secara menyeluruh didalam
organisasinya, dan secara cepat mengadaptasinya kedalam teknologi dan produk serta
layanan mereka. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi, maka semua
pengetahuan yang dimiliki oleh suatu organisasi harus dikelola dengan baik, sehingga
pengetahuan tersebut dapat berperan optimal untuk organisasinya. Bentuk dan kemampuan
organisasi dalam mengelola pengetahuan sangat mempengaruhi kualitas pengetahuan yang
dihasilkan dan juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi di antara
komponen-komponennya.
Sehubungan dengan paparan tersebut, akhir - akhir ini banyak organisasi yang telah
menjadikan manajemen pengetahuan (Knowledge Management) sebagai salah satu strategi
untuk menciptakan nilai, meningkatkan efektivitas dan produktifitas organisasi, serta
keunggulan kompetitif organisasi. Mereka mulai menerapkan manajemen pengetahuan dalam
rangka peningkatan kinerja usaha dan daya tahan organisasi mereka. Dalam lingkungan yang
sangat cepat berubah, pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terus
menerus diperbarui melalui proses pembelajaran.
PERAN PENGETAHUAN BAGI ORGANISASI
Pengetahuan manusia dimulai sejak manusia mengenal informasi, yaitu informasi
mengenai apa yang sedang terjadi, apa yang telah dikatakan, bagaimana terjadinya, atau apa
yang sedang dipikirkan. Kemudian informasi yang didapat selanjutnya diteruskan kepada
orang lain melalui komunikasi. Komunikasi berlangsung antara manusia dengan manusia,
baik itu komunikasi secara langsung maupun tidak langsung. Kemudian, pengetahuan dan
informasi tersebut bergerak dinamis melalui organisasi dalam berbagai cara, tergantung
bagaimana organisasi memandangnya. Jika kita melihat situasi saat ini, dimana hal yang pasti
adalah ketidakpastian, maka ada satu hal pasti yang akan menjadi sumber utama organisasi
untuk mendapatkan keberhasilan jangka panjang dan untuk tetap kompetitif, hal tersebut
adalah pengetahuan. Pengetahuan bagi organisasi merupakan modal intelektual yang dapat
dibeda-bedakan menurut jenis pengetahuan yang dimiliki seseorang.
Dilihat dari jenisnya, ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan explicit dan
pengetahuan tacit. Seperti yang dikemukakan oleh Polanyi; Pengetahuan juga bisa dibagi
menurut pengetahuan tacit dan explicit (Polanyi, 1967).
• Tacit
– Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan (misalnya keahlian
seseorang)
– Penting untuk kreatifitas dan inovasi
– Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi
– Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh ahli
• Explisit
– Dapat dikodifikasi/formulasi
– Dikonversikan ke tacit dengan pemahaman dan penyerapan
– Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll
Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan
dalam bentuk data, rumus, spesifikasi, dan manual. Pengetahuan tacit sifatnya sangat
personal, sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan dan disebarkan kepada orang
lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa Explicit Knowledge merupakan bentuk pengetahuan
yang sudah terdokumentasi/ terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan
dan dipelajari. Contoh manual, buku, laporan, dokumen, surat, file-file elektronik, dsb.
Sedangkan Tacit Knowledge, merupakan bentuk pengetahuan yang masih tersimpan
dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan,
keahlian/kemahiran, dan sebagainya.
Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses
menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri. Selain itu, ada
pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di dalam kepala manusia,
sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja :
(a) Dengan kegiatan belajar anggota – anggotanya
(b) Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki
organisasi itu (Simon, 1991: 126).
Sedangkan menurut Moran dan Goshal (1996), pengetahuan diciptakan melalui dua
cara, yaitu : penggabungan (kombinasi) dan pertukaran. Dalam situasi di mana pengetahuan
dimiliki oleh pihak – pihak yang berbeda, maka pertukaran merupakan prasyarat bagi
penggabungan pengetahuan. Modal intelektual pada umumnya diciptakan melalui proses
penggabungan pengetahuan dari pihak berbeda, sebab itu, modal ini tergantung kepada
pertukaran antar pihak yang terlibat. Kadang – kadang pertukaran ini melibatkan perpindahan
pengetahuan explicit, baik yang dimiliki secara individual maupun kolektif.
Di sisi lain, I Made Wiryana dan Ernianti Hasibuan (2002) memiliki pandangan
lain tentang pengetahuan. Mereka mengelompokkan knowledge (pengetahuan) menjadi 3
jenis yaitu :
· Tacit knowledge
Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses oleh
pikiran seseorang. Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasikan atau disusun
dalam bentuk tertulis. Dalam knowledge ini termasuk intuisi, cognitive knowledge.
Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya sangat sulit untuk
dikodifikasikan. Biasanya pengetahuan ini terkumpul melalui pengalaman sehari-hari
pada pelaksanaan suatu pekerjaan. Pengetahuan jenis ini akan menjadi explicit
knowledge ketika dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat
(tertulis, grafik dan lain sebagainya).
· Explicit Knowledge
Pengetahuan yang telah dikodifikasi atau dieksplisitkan. Jadi biasanya telah
direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur pengetahuan jenis
ini jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan serta ditransfer ke pihak
lain.
· Shared Knowledge
Explicit knowledge yang digunakan bersama-sama pada suatu komunitas.
Dalam suatu komunitas, agar terjadi akselerasi dalam domain pembahasan
pengetahuan itu sendiri, maka biasanya tacit knowledge akan ditransformasikan menjadi
explicit knowledge. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat tulisan, laporan dan lain
sebagainya. Memang tidak semua tacit knowledge dapat diubah menjadi explicit knowledge.
Pada tahapan berikutnya agar dapat dimanfaatkan oleh komunitas, ataupun agar dapat
dilakukannya peer-review untuk perbaikan, pengetahuan itu sendiri akan dicoba
ditransformasikan sebagai suatu bentuk shared knowledge yang dapat digunakan bersamasama
oleh anggota komunitas. Hal ini misal dilakukan melalui media publikasi.
Aspirasi tentang nilai pengetahuan dalam kegiatan seseorang sama sekali bukan hal
baru, dan sudah menjadi bahan pembicaraan para filsuf sejak Socrates. Khususnya yang
berkaitan dengan manajemen pengetahuan (knowledge management) juga bukan hal baru;
berbagai pemikiran tentang peran pengetahuan dalam organisasi dan bisnis sudah marak
sejak 1987, sebagaimana digambarkan oleh Amidon (1998) yang menyatakan bahwa penulis
– penulis Jepang, Amerika Serikat, dan Eropa sejak awal telah menganjurkan integrasi antara
pengetahuan di dalam diri manusia dengan organisasi tempat mereka bekerja, agar tercipta
inovasi yang terus menerus. Pemikiran tentang “kekayaan tak berwujud”, organisasi yang
berdasarkan “knowhow” dan “organisasi yang belajar”, berkembang sepanjang akhir 1980-an
dan awal 1990-an.
Minat berbagai organisasi untuk menerapkan manajemen pengetahuan (knowledge
management) sangatlah besar. Menurut sebuah studi di tahun 1997, walaupun hanya 28
persen organisasi terbesar di AS dan Eropa mengaku sudah menerapkan manajemen
pengetahuan saat survey dilakukan, 50 % lainnya sedang bersiap – siap melaksanakan dan 93
% menyatakan sudah membuat rencana. Tiga tahun setelah itu, sebuah studi lain
menunjukkan bahwa 80 % dari organisasi – organisasi terbesar di dunia menerapkan
manajemen pengetahuan (Smith dan Farquhar, 2000).
Pada awal kepopulerannya, manajemen pengetahuan banyak sekali dipengaruhi oleh
pertimbangan – pertimbangan teknologi informasi. Bahkan dapat dikatakan, bahwa pada
awalnya teknologi informasi, terutama yang bisa menciptakan jaringan organisasi (interprisewide
network) dan dianggap sebagai inti dari manajemen pengetahuan. Organisasi
menerapkan teknologi informasi dengan harapan agar para pegawai berbagi pengetahuan
(knowledge sharing). Pada sistem informasi konvensional biasanya sudah dapat mendukung
explicit knowledge. Tetapi masih sedikit dukungan terhadap tacit knowledge. Menyajikan
suatu sarana untuk dapat saling menggunakan tacit knowledge merupakan tantangan
manajemen pengetahuan di masa depan. Jadi pada dasarnya, pada suatu komunitas ilmiah
untuk suatu disiplin ilmu akan terjadi proses kodifikasi tacit knowledge menjadi explicit
knowledge. Bentuk explicit knowledge inilah yang akan di''shared'' kepada komunitas. Maka,
sebagai aset intelektual, pengetahuan perlu diperbarui, diuji, dimutahirkan, dialihkan,
diakumulasikan, agar tetap memiliki nilai. Oleh karena itu, pengetahuan harus dikelola sebaik
– baiknya oleh organisasi yang bersangkutan. Pengetahuan diolah sedemikian rupa melalui
pendekatan yang sekarang dikenal dengan manajemen-pengetahuan atau Knowledge
Management .
Manajemen Pengetahuan yang diusahakan untuk mengikat secara eksplisit informasi
dan pengetahuan terstuktur yang ada di organisasi. Sehingga, tujuan utama dari manajemen
pengetahuan adalah untuk meningkatkan komunikasi antar individu, meningkatkan kualitas
keputusan, sehingga akan mempercepat perkembangan ke bidang baru, membuat hasil kerja
lebih cepat, meningkatkan kerjasama, dan secara keseluruhan memuaskan pengguna.
Manajemen pengetahuan awalnya memang cenderung didominasi oleh dunia bisnis.
Terutama oleh organisasi – organisasi yang berorientasi pada bidang bisnis. Mereka
menerapkan manajemen pengetahuan dalam rangka peningkatan kinerja usaha dan daya
tahan organisasi. Bahkan secara spesifik, sisi bisnis melihat pengetahuan sebagai faktor
produksi, sebagaimana Burton-Jones (1999) dalam bukunya yang berjudul Knowledge
Capitalism mengatakan, …knowledge is transformating the nature of production and thus
work, jobs, the firm, the market, and every aspect of economic activity (h.5). lebih jauh, ia
juga mengatakan bahwa …mental exertion is replacing physical extertation (h.22), sehingga
kemudian ia menyimpulkan bahwa … the principlal functions of the firm will be knowledge
coordination, protection, and integration (h.43).
Manajemen pengetahuan berakar pada banyak sekali disiplin ilmu, dengan demikian
banyak sekali definisi mengenai manajemen pengetahuan itu sendiri. Definisi itu juga makin
bervariasi dilihat dari cara organisasi menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Cara
pandang terhadap pengetahuan juga menentukan definisi manajemen pengetahuan tersebut,
misalnya cara pandang mengenai kepemilikan pengetahuan akan mengarahkannya pada
pengetahuan yang terkodifikasi yang dilindungi oleh hak cipta dan paten.
Beberapa dari definisi tersebut diantaranya, manajemen pengetahuan adalah proses
sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan
informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan karyawan dalam suatu
bidang kaji yang spesifik. Manajemen pengetahuan adalah proses dari organisasi untuk
menciptakan kesejahteraan dari aset intelektualnya dan aset pengetahuannya.
Definisi lain tentang manajemen pengetahuan dikemukakan pula oleh Jerry
Honeycutt, menurutnya manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang memperlakukan
modal intelektual aset yang dikelola (Jerry Honeycutt, 2000). Sebab, konsep manajemen
pengetahuan (Knowledge Management) pada dasarnya adalah berkembang dari kenyataan
bahwa dimasa sekarang dan dimasa depan, aset utama sebuah organisasi agar mampu
berkompetisi adalah aset intelektual atau pengetahuan bukan aset kapital. Secara umum
manajemen pengetahuan merupakan teknik atau cara untuk mengelola pengetahuan dalam
organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif.
Untuk itu, organisasi membutuhkan bukan lagi sekedar Basis Data (Database) tetapi
Basis Pengetahuan (Knowledge Base) yang baik. Basis Pengetahuan baru bisa terbentuk bila
organisasi tersebut mengetahui apa saja sumberdaya yang mereka miliki dan apa saja yang
bisa dimanfaatkan serta bagaimana melakukannya. Setiap organisasi melaksanakan
manajemen pengetahuan dengan cara berbeda. Masing – masing memiliki aset pengetahuan
dan tantangan yang unik di dalam organisasi mereka sendiri. Masing – masing memiliki
proses dan dapat mengukur sukses dengan cara berbeda. Karena itu, solusi manajemen
pengetahuan merupakan hal yang unik bagi organisasi atau organisasi yang menerapkannya.
Dalam mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan adanya SDM yang memiliki Pengetahuan
(Knowledge), Gagasan (Idea), Keahlian (Skill) serta Pengalaman (Experience) untuk dapat
membentuk SDM yang superior yang menjadi aset penting bagi organisasi. Keempat unsur
tersebut di atas merupakan modal yang tidak akan habis atau hilang begitu saja. Berbeda
dengan unsur finansial yang akan habis jika tidak dikelola baik dengan menggunakan
keempat unsur tersebut. Kemauan untuk belajar, bertanya, mencoba, mengemukan ide atau
pendapat dan menumbuhkan rasa percaya diri kita. Jadi, keempat unsur tersebut pada
dasarnya saling berhubungan satu sama lain dimana intinya adalah peningkatan informasi.
Sehingga dapat dikatakan bahwa inti dari Manajemen Pengetahuan adalah peningkatan
informasi dan pengetahuan organisasi secara sistematis untuk meningkatkan efektivitas
organisasi maupun lembaga lainnya. Dengan didukung oleh SDM yang berkualitas
(Knowledge, Idea, Experience, Skill) serta teknologi yang tepat guna ditambah dengan
Budaya (Culture) yang baik, maka peningkatan produktifitas (productivity), dan
kecakapan/kemampuan (competence) akan tercapai sehingga tercipta organisasi organisasi
yang baik dan dapat memenangkan persaingan. Autio et al. (2000)
mendefinisikan pembelajaran organisasi sebagai proses asimilasi pengetahuan baru kedalam
dasar pengetahuan organisasi. Pembelajaran organisasional dimulai pada tingkat individual.
Proses pembelajaran ini meliputi akuisisi informasi yang diolah menjadi pengetahuan
kemudian disimpan dalam memori seseorang. Ketika seseorang melakukan sesuatu, maka
komponen kognitif dan afektif serta komponen konatif yang tersimpan dalam memori akan
mempengaruhi perilaku tersebut. Proses pembelajaran ini dapat menghasilkan perbedaan
interpretasi seseorang dengan yang lainnya. Sebagai contoh, dua orang karyawan melihat dan
memperhatikan satu bentuk dasi yang digunakan oleh seorang manajer. Interpretasi karyawan
pertama fokus pada harga dasi tersebut, sedangkan interpretasi karyawan kedua fokus pada
keserasian dasi tersebut dengan pakaian yang digunakan manajer. Dari contoh ini, terdapat
perbedaan interpretasi walaupun kedua subjek melihat satu jenis objek yang sama. Mengapa
hal ini dapat terjadi? Hal ini terjadi dikarenakan kedua karyawan tersebut mengalami proses
pembelajaran, penerimaan akuisisi, serta pengolahan informasi yang berbeda. Proses
pembelajaran seseorang yang berbeda menyebabkan perilaku orang menjadi beragam. Hal ini
berkaitan dengan proses pembelajaran organisasi dimana terjadi kerjasama dan berbagai
pembelajaran secara bersama-sama. Findlay et al. (2000) menyatakan jembatan penghubung
dari individu ke kolektif yang biasanya dilakukan dalam pembelajaran organisasi meliputi
berbagai pengetahuan, nilai, atau asumsi .Terjadi proses penyebaran dan penciptaan
pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain dalam organisasi. Proses pembelajaran organisasi
memiliki beberapa komponen yaitu meliputi mentransfer, membagikan, dan menciptakan
pengetahuan. Pada tahap organisasi, berbagai pengetahuan merupakan bagian yang sangat
penting.
Berdasarkan pendapat Fiol dan Lyles dalam Jashapara (2003) memandang
pembelajaran organisasi sebagai perbedaan antara:
a. Pengembangan kognitif (Cognitive development)
Pengembangan kognitif dipandang sebagai perubahan organisasional yang mempengaruhi
interpretasi peristiwa dan pengembangan berbagai pengertian diantara anggota organisasi
(Daft et al., 1988).
b. Pengembangan keperilakuan (Behavioural development)
Pengembangan keperilakuan dipandang sebagai respon atau tindakan baru berdasarkan
interpretasi yang ada. Argyris dan Schein (1978) menunjuk pembelajaran perilaku
sebagai “single-loop” learning. Hal ini memerlukan deteksi dan koreksi kesalahan yang
mengarah pada modifikasi peraturan dalam sekumpulan variabel perintah yang
ditetapkan. Tingkat kognitif yang lebih tinggi disebut “double-loop” learning, terjadi
ketika asumsi-asumsi dan prinsip-prinsip yang merupakan variabel perintah diuji dan
dipertanyakan. Hayes dan Allinson (1998) menyatakan dengan lebih ringkas “doing
things better” untuk singleloop learning dan “doing things differently or doing different
things” untuk double-loop learning.
Pennings et al. (1994) menyatakan bahwa pembelajaran dapat diperoleh secara
sementara dan kumulatif pengalaman organisasi atau proses melakukan sesuatu.
Pembelajaran harus memberikan manfaat positif bagi semua pihak yang terlibat dalam
kegiatan dan tujuan organisasi. Penerapan pembelajaran organisasional harus memperhatikan
struktur organisasi yang lebih mensyaratkan fleksibilitas dan kerjasama kelompok.
Gambaran lingkup kegiatan manajemen pengetahuan bagi pembelajaran organisasi
secara ringkas dapat dijelaskan dalam kegiatan berikut ini :
a. Membangun ruang penyimpanan pengetahuan (knowledge repository),
b. Menyempurnakan akses ke pengetahuan,
c. Memperbaiki lingkungan pengetahuan, dan
d. Mengelola pengetahuan sebagai kekayaan organisasi (aset).
Pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan explicit yang terdapat dalam
bentuk dokumen, baik yang berasal dari dalam dan dari luar organisasi. Salah satu kegiatan
penting dalam upaya – upaya ini adalah penyaringan, sintesa, dan pengenaan konteks
terhadap berbagai informasi dan data, sebelum menyalurkannya ke pihak – pihak yang
memerlukan pengetahuan tertentu untuk kegiatan yang tertentu. Dan selalu ada seseorang
yang bertanggungjawab secara keseluruhan dan ada petugas khusus yang mengelola
pengetahuan. Selain itu, untuk mengisi pangkalan data pengetahuan, tidak semua kegiatan
mengandalkan petugas khusus, melainkan mendorong pemakai untuk mengisi sendiri.
Sebelum mengisinya, para pemakai didorong untuk melakukan diskusi dengan sesamanya di
ruang diskusi elektronik. Dalam upaya mendorong pertukaran dan pemakaian bersama
pengetahuan, kegiatan-kegiatan ini secara khusus memperhatikan lingkungan kerja yang
kondusif.
PENDEKATAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
Manajemen pengetahuan bukan perkara yang sederhana, karena luas dan
kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model
untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem
pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar
organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelola
pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology).
Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi.
Model lain adalah yang dikemukakan oleh ahli lain yang membagi model manajemen
pengetahuan menjadi dua dimensi, sebagai berikut:
Dimensi pertama (bawah) terdiri dari aktifitas-aktifitas yang sangat penting bagi
proses penciptaan pengetahuan dan inovasi seperti :
· knowledge exchange,
· knowledge capture,
· knowledge reuse, dan
· knowledge internalization.
Secara keseluruhan, proses ini menciptakan sebuah organisasi pembelajaran (learning
organization) yaitu sebuah organisasi yang memiliki keahlian dalam penciptaan, perolehan,
dan penyebaran pengetahuan serta mengadaptasikan aktifitasnya untuk merefleksikan
pemahaman dan inovasi baru yang didapat.
Sedangkan dimensi kedua (atas) terdiri dari elemen yang memungkinkan atau
mempengaruhi aktifitas penciptaan pengetahuan, yaitu:
· Strategy – penyelarasan strategi organisasi dengan strategi KMS.
· Measurement – pengukuran yang diambil untuk menentukan apakah terjadi perbaikan
KM atau ada manfaat yang telah diambil.
· Policy – aturan tertulis atau petunjuk-petunjuk yang telah dibuat oleh organisasi.
· Content – bagian dari knowledge-base organisasi yang ditangkap secara elektronik.
· Process – proses-proses yang digunakan oleh knowledge worker organsisasi dalam
rangka mencapai misi dan tujuan organisasi.
· Technology – teknologi informasi yang memfasilitasi proses identifikasi, penciptaan,
dan difusi pengetahuan diantara elemen-elemen organisasi di seluruh bagian organisasi.
Peran penting teknologi dalam KMS adalah memperluas jangkauan dan meningkatkan
kecepatan transfer pengetahuan. Peran ini sangat tergantung pada dua aspek yang paling
banyak mendukung, yaitu penyimpanan dan komunikasi.
· Culture – lingkungan dan konteks yang di dalamnya proses-proses KM harus terjadi
(sering disebut dengan istilah nilai, norma, dan praktek).
Banyak usaha-usaha yang telah dilakukan untuk mendefinisikan proses-proses
Knowledge Management. Nonaka dan Takeuchi (1995) menggambarkan 4 proses konversi
pengetahuan: sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi. Masing-masing proses
melibatkan perubahan satu bentuk pengetahuan (tacit atau explicit) ke bentuk pengetahuan
lain (tacit atau explicit). Model ini memfokuskan pada persoalan penting pada bagaimana
pengetahuan dapat diciptakan melalui pembagian keorganisasian dan menjadi berguna untuk
mengidentifikasi dan menilai aktifitas-aktifitas penting tertentu dalam manajemen
pengetahuan.
Model lain, yang dikemukakan oleh Oluic-Vukovic (2001) menguraikan 5 langkah
dalam rantai pemrosesan pengetahuan: pengumpulan, penyusunan, penyaringan,
penyampaian dan penyebaran. Model ini melingkupi lebih lengkap lagi cakupan aktifitas
yang dilibatkan dalam aliran pengetahuan organisasi. Hampir menyerupai proses siklus hidup
informasi yang menyarankan sekali lagi aspek yang saling berhubungan dari Information
Management dan Knowledge Management.
Penemuan (discovery) melibatkan penempatan pengetahuan internal ke dalam
organisasi. Proses ini membicarakan ungkapan yang sering dikutip, “seandainya kita
mengetahui apa yang kita tahu” (“if only we knew what we know”). Organisasi besar yang
tersebar secara geografis, non hirarki sadar bahwa proses pengumpulan pengetahuan
(gathering) ini berguna terutama ketika satu bagian dari organisasi tidak mengetahui
pengetahuan yang terdapat dalam bagian lainnya. Sedangkan perolehan atau penambahan
(acquisition) berkaitan dengan membawa pengetahuan ke sebuah organisasi dari sumber
eksternal. Penciptaan (creation) pengetahuan baru dapat dikerjakan dalam berbagai cara.
Pertama, pengetahuan internal dapat digabungkan dengan pengetahuan internal lainnya untuk
menciptakan pengetahuan yang baru. Dan yang kedua, informasi dapat dianalisis untuk
menciptakan pengetahuan yang baru. Cara-cara tersebut adalah menambah nilai terhadap
informasi sehingga dapat menghasilkan tindakan. Satu contoh dari proses penciptaan
pengetahuan ini adalah competitive intelligence (kecerdasan yang kompetitif). Teknologi
menjadi berguna pada tahap ini karena teknologi dapat memudahkan penciptaan pengetahuan
baru melalui sintesis / perpaduan data dan informasi yang didapat dari sumber yang
bermacam-macam (Oulic-Vukovic, 2001).
Setelah pengetahuan telah dikumpulkan, lalu harus disimpan (stored) dan dibagikan
(shared). Berbagi (sharing) pengetahuan melibatkan pemindahan pengetahuan dari satu (atau
lebih) orang ke seseorang (atau lebih) lain. Berbagi pengetahuan sering kali menjadi
perhatian utama dalam manajemen pengetahuan dan jarang dibicarakan dalam literatur. Tidak
hanya sebagian besar organisasi mengabaikan pemikiran bahwa semua pengetahuan harus
didokumentasikan, melainkan mereka juga harus siap untuk mengimplementasikan metodemetode
yang berbeda untuk membagikan jenis-jenis pengetahuan yang berbeda (Snowden,
1998).
Hal tersebut adalah perdebatan bahwa fokus dari Knowledge Management tidak hanya
pada pendistribusian (distribution) tidak juga pada penyebaran (dissemination) pengetahuan,
tetapi pada pembagiannya (share). Meskipun pengetahuan dapat di peroleh pada tahapan
individu, agar dapat berguna harus dibagikan dalam suatu komunitas, yang seringkali
digambarkan sebagai komunitas praktek. Contohnya, jika terdapat hanya satu orang yang
mengetahui aturan dan prosedur organisasi, aturan dan prosedur seperti itu akan menjadi
tidak berguna dan tak berarti. Disisi lain, aturan dan prosedur berasal dari komunitas dan ada
dengan tepat untuk mengatur aktifitas kelompok. Berbagi pengetahuan (knowledge sharing)
kemudian menjadi krusial ketika anggota baru datang dan yang lain keluar. Manajemen
informasi tidak benar-benar memfokuskan pada pembagian informasi dan lebih
diorientasikan kepada pengawasan, pemeliharaan, dan penyimpanan informasi. Seseorang
juga dapat berpendapat bahwa kegunaan dan nilai dari informasi tidak bergantung sebanyak
pada konsumsi dan pembagian kolektifnya: konsumsi dan penggunaan individunya dapat
menjadi sangat efektif dari suatu sudut pandang organisasi. Sebenarnya, terlalu banyak
pendistribusian informasi dapat mengarah pada kelebihan informasi yang dapat
melumpuhkan tindakan. Berbagi pengetahuan dipahami, contohnya, oleh Bank Dunia sebagai
kritikan untuk pembangunan ekonomi dan sebagai langkah penting berikutnya melampaui
penyebaran informasi (MacMorrow, 2001).
Pada akhirnya, siklus manajemen pengetahuan tidak lengkap juga tidak berhasil jika
tidak ada usaha yang dibuat untuk memastikan penggunaan pengetahuan yang telah disimpan
dan dibagikan. Di sisi lain, kesuksesan proyek Information Management dicapai ketika
pemeliharaan dan pencarian informasi dijamin sementara kesuksesan program Knowledge
Management pada akhirnya bergantung pada sharing (berbagi) pengetahuan (Martensson,
2000)
Ada kendala-kendala yang dihadapi sebelum akhirnya dapat memanfaatkan dan menciptakan
pengetahuan-pengetahuan baru, yaitu kendala dalam mengakses, mengorganisasikan, dan
menangkap pengetahuan. Selain kendala dari dimensi proses tersebut, juga ada kendala dari
dimensi budaya. Sebelum terciptanya suasana yang mendorong inovasi (innovate),
diperlukan suasana yang mendorong dilakukannya berbagi (share) pengetahuan dan bekerja
sama (collaborate).
APLIKASI MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM ORGANISASI
Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan mengenai konsep dan model Manajemen
Pengetahuan, pada bagian ini akan diberikan langkah praktis untuk menerapkan manajemen
pengetahuan dalam organisasi.
1. Identifikasi dan Analisa
Tahapan awal dari kegiatan ini adalah kita perlu mengetahui dimana posisi organisasi
atau organisasi saat ini dalam pengelolaan pengetahuan. Hal ini perlu dilakukan karena
pengetahuan organisasi spesifik dan berbeda-beda untuk setiap organisasi. Pertama yang
perlu dilakukan adalah identifikasi pengetahuan yang ada, baik tacit maupun eksplisit dimana
pengetahuan tersebut tersimpan dan bagaimana peranan pengetahuan tersebut dalam kegiatan
organisasi. Hasilnya adalah sebuah peta pengetahuan yang ada dalam organisasi. Selanjutnya
melihat proses-proses, budaya dan kebiasaan yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan
dalam organisasi, misalnya training, pendidikan dan latihan, tanya jawab, budaya
diskusi/debat, dsb. Kemudian melihat aktor pelaku atau bagian organisasi yang berkaitan
dengan proses pengelolaan pengetahuan tersebut (bagian diklat, bagian IT, kelompok ahli,
pustakawan dll). Perlu juga diketahui bagaimana karyawan dalam organisasi mendapatkan
pengetahuan. Tahap selanjutnya adalah indentifikasi infrastruktur yang ada, kita perlu melihat
infrastruktur apa yang telah ada, misalnya perpustakaan, intranet, media komunikasi internal,
email, forum diskusi, digital library dan lain-lain. Infrastruktur ini akan digunakan untuk
membangun sistem Knowledge Management dalam organisasi. Dari informasi-informasi
tersebut akan diperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan pengetahuan yang ada saat
ini, dan infrastruktur apa yang bisa digunakan untuk membangun manajemen pengetahuan.
2. Perancangan, Penerapan, Sosialisasi, dan Evaluasi
Tahap berikut setelah dilakukan identifikasi dan analisa adalah perancangan
manajemen pengetahuan dalam organisasi. Beberapa pedoman yang bisa digunakan adalah:
· Penerapan teknologi, pada tahap awal gunakan teknologi yang tepat dan sederhana dan
yang telah ada. Kemudian dapat dikembangkan lebih lanjut.
· Pendekatan top-down, dengan kebijakan, anjuran dan bottom-up dengan menggerakan
karyawan melalui perubahan budaya.
· Dorong terciptanya Community of Practice.
· Bangun fasilitas untuk berbagi pengetahuan (formal maupun informal)
· Sosialisasi infrastruktur untuk dapat dimanfaatkan oleh seluruh karyawan.
· Evaluasi keberhasilan penerapan, misalnya dengan pengukuran kinerja.
3. Tipe Kegiatan manajemen pengetahuan
Kegiatan manajemen pengetahuan dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe
yaitu:
a. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering
tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi, seperti
disain produk, proposal dan laporan kegiatan, prosedur-prosedur yang sudah
dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang semuanya
dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan
untuk membuatnya kembali.
b. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari
praktek-praktek. Tipe kegiatan ini mengumpulkan pengetahuan yang berasal dari
pengalaman, yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam konteks yang
baru.
c. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Kegiatan ini bermaksud untuk
menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan.
Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui
pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
d. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan
performansi. Kegiatan ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan
produk baru atau disain ulang proses bisnis dengam menjadikan lebih eksplisit atau
terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
e. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak organisasi
mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software
licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini
memungkinkan organisasi untuk membuat revenue dan biaya untuk organisasi.
f. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber eksternal. Perubahan
lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan
kesungguhan pada business intelligence system. Dalam kegiatan ini organisasi
berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis.
Dalam kegiatan ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan
konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.
4. Tujuan Penerapan Knowledge Management (KM)
Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis organisasi:
a. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur
dengan baik, maka organisasi akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut
untuk konteks yang lainnya, sehingga organisasi akan dapat menghemat waktu dan
biaya.
b. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan
kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan
pengetahuan di lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses
kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat
meningkatkan kompetensinya.
c. Kemampuan beradaptasi. Organisasi akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan
perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
d. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk
proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari organisasi
akan meningkat
5. Strategi Untuk Mengelola Pengetahuan
Dalam praktek KM di lapangan terdapat dua buah strategi KM yang sangat berbeda.
Kedua strategi tersebut adalah :
1. Strategi Kodifikasi
2. Strategi Personalia
Strategi Kodifikasi, pengetahuan dikodifikasi, didokumentasikan dengan baik, dan
disimpan ke dalam database sehingga dapat diakses dan digunakan berulang-ulang oleh
siapapun dalam organisasi tersebut. Komputer membantu komunikasi antara individu-kedokumen.
Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang mirip dengan perpustakaan tradisional,
yang menyimpan dokumen elektronik dengan fasilitas search engine yang bagus. Strategi ini
biasanya dipakai oleh organisasi yang menjual produk yang standard dan umum.
Strategi Personalia, pengetahuan disebarkan melalui kontak individu-ke-individu.
Fungsi utama komputer hanyalah untuk membantu mereka berkomunikasi seperti melalui
email, chatting, video conferensi, lalu meeting. Untuk itu diperlukan sebuah sistem pencarian
data keahlian (expertise directory) sehingga setiap individu bisa menghubungi individu
lainnya dengan informasi kontak yang disediakan. Strategi ini biasanya dipakai oleh
organisasi yang memberikan solusi sangat costumized kepada setiap permasalahan yang unik.
Sebuah organisasi tidak bisa menggunakan kedua strategi sekaligus dengan proporsi yang
sama juga tidak bisa hanya menggunakan salah satu strategi saja. Strategi yang tidak sesuai
dengan budaya dan kehidupan bisnis organisasi juga akan menghasilkan kegagalan bisnis
organisasi juga akan menghasilkan kegagalan besar dalam menerapkan manajemen
pengetahuan.
PENUTUP
Dewasa ini para praktisi dan ahli manajemen telah melihat peran yang sangat besar
dari modal yang bersifat maya (virtual) dalam menciptakan nilai. Modal maya ini mencakup
modal intelektual, modal sosial, kredibilitas, pengaruh, semangat atau motivasi dan modal –
modal lainnya yang tidak kasat mata. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, modal
maya inipun mengalami keusangan, sebab itu perlu terus menerus diperbaharui. Proses
pembaruan ini dapat dilakukan melalui proses belajar. Anggota – anggota atau warga sebuah
organisasi dituntut untuk bisa belajar bersama dengan cepat, mudah dan gembira, kapan dan
dimana saja. Pengetahuan yang melekat pada anggota suatu organisasi juga perlu diperbarui,
diuji, dimutakhirkan, dialihkan, diakumulasikan, agar tetap memiliki nilai. Hal ini
menyebabkan para praktisi dan pakar manajemen mencari pendekatan untuk mengelola
pengetahuan yang sekarang dikenal dengan manajemen pengetahuan. Mengelola
pengetahuan bukanlah hal yang mudah, pengelolaan pengetahuan merupakan aktifitas yang
kompleks, dan membutuhkan perencanaan yang sempurna.
Pendekatan yang dikembangkan tidak akan lepas dari penerapan Teknologi Informasi.
Berkembangnya kemajuan di bidang TI dapat memacu efisiensi dan efektivitas organisasi,
sehingga usaha-usaha untuk memaksimalkan TI terus berkembang. Sehingga ada tanggapan
bahwa, manajemen pengetahuan merupakan suatu upaya menempatkan kembali TI sebgai
usaha peningkatan pengelolaan informasi dan pengetahuan organisasi secara siatematis.
Sekaligus menempatkan kembali orang-orang yang telah terlatih dan memiliki kecakapan
sesuai lini pendidikan dan organisasional. Pengaruh baik dari penerapan manajemen
pengetahuan tersebut, telah banyak menarik perhatian beberapa organisasi-organisasi di
dunia, bahkan di Indonesia.